Quand un dirigeant nous appelle pour huit employés, la première question est presque toujours la même : combien le pied carré? C'est la question qu'on apprend à poser, et c'est aussi celle qui mène au plus grand nombre de mauvaises décisions immobilières.
Parce qu'un bureau ne coûte pas ce qui est écrit dans le bail. Et parce que huit employés n'occupent presque jamais huit places.
La logique habituelle va comme ceci : huit personnes, on prévoit de l'espace pour huit, on multiplie par un taux au pied carré, on compare deux ou trois adresses et on signe la meilleure offre.
Le raisonnement est propre. Son problème est qu'il calcule le prix d'un contenant, alors que la dépense réelle vient de tout ce qu'il faut mettre dedans et de la portion qui restera vide.
Un loyer net est un point de départ, pas un total. Avant d'y installer la première personne, il faut prévoir les améliorations locatives, le mobilier et son assemblage, le câblage et l'équipement réseau, le contrat d'internet d'affaires, l'assurance, l'entretien ménager, les fournitures et la machine à café.
Ensuite viennent les dépenses qui ne finissent jamais : les frais d'exploitation et les taxes qui s'ajoutent au loyer de base, l'électricité, les réparations, le remplacement du mobilier, et la portion de votre propre semaine qui part en appels au propriétaire, au concierge et au fournisseur de télécommunications.
Ce dernier poste n'apparaît sur aucun budget, et c'est souvent le plus coûteux pour une entreprise de 2 à 50 employés. Le temps du dirigeant est la ressource la plus rare de la PME.
Enfin, il y a la durée. Un bail commercial vous engage pour trois, cinq ou dix ans sur une superficie choisie en fonction de ce que vous êtes aujourd'hui. Si votre équipe grandit, vous êtes à l'étroit. Si un mandat se termine, vous payez pour des places vides. Dans les deux cas, la flexibilité se paie d'avance.
Voici l'exercice qui vaut la peine d'être fait avant de regarder une seule adresse. Pendant deux semaines, comptez le nombre de personnes physiquement présentes chaque jour. Pas votre effectif : le nombre de chaises occupées en même temps.
Dans une équipe de huit qui fonctionne en mode hybride, ce nombre tourne rarement autour de huit. Il tourne autour de quatre, avec des pointes le mardi et le mercredi. C'est ce chiffre-là qui devrait dimensionner votre bureau, pas votre organigramme.
Une entreprise qui loue pour huit et qui en accueille quatre paie le double de ce dont elle a besoin, pendant toute la durée de son bail. C'est la dépense la plus silencieuse et la plus durable qu'une PME peut s'infliger.
L'intérêt du coworking dans ce calcul est simple : vous payez des postes, pas une superficie, et vous ajustez le nombre quand la situation change.
Chez Hedhofis, la grille est volontairement courte :
L'accès à l'ensemble du réseau s'ajoute à la plupart des forfaits pour 100 $ par mois. L'internet d'affaires, le café, la réception du courrier et l'accès aux salles de rencontre sont compris : il n'y a pas de facture qui arrive après.
Pour une équipe de huit en mode hybride, ça veut souvent dire quatre ou cinq postes dédiés plutôt que huit, et des salles de réunion réservées à l'heure pour les journées où tout le monde rentre. Vous payez l'usage, pas la capacité maximale.
Faites le décompte de présence pendant deux semaines. Additionnez ensuite les postes de dépense ci-dessus pour l'option du bail, et comparez avec le nombre de postes réellement nécessaires chez nous. Le calcul se fait en une heure et il tranche la question mieux que trois visites.
Si vous voulez le faire avec nous, écrivez-nous. Nous vous dirons combien de postes votre équipe a vraiment besoin, même si la réponse est moins que ce que vous pensiez. Et vous pouvez venir travailler une journée gratuitement pour valider avant de décider quoi que ce soit.