Depuis un certain temps, nous entendons que le travail à distance est la tendance du futur. Cependant, en 2020, il y a suffisamment de personnes travaillant dans différents bureaux, plates-formes satellites, espaces de coworking, cafés, bureaux à domicile et abris de jardin un jour donné, c’est clair: le «travail à distance» décrit la façon dont beaucoup d’entre nous travaillent déjà chaque journée.

Même si vous vous trouvez physiquement dans le même bureau, vous pouvez envoyer un message instantané à votre collègue au lieu de vous diriger vers son bureau. Mettez à jour le statut d’un projet dans une feuille de calcul. Donnez votre avis dans un commentaire. Mettez vos idées sur une note collante virtuelle. Vous pratiquez la «collaboration à distance».

Malgré cette tendance croissante, beaucoup considèrent toujours faire partie d’une équipe distante ou distributrice réussie comme un défi herculéen. Il est maintenant clair que les employés n’ont pas besoin d’être au même endroit pour être productif et pouvoir collaborer. Qu’on le veuille ou non, le travail virtuel est là pour rester. C’est pourquoi nous désirons partager quelques conseils et pistes de réflexion afin que vous puissiez aider vos équipes à distance à prospérer.

À qui s’adresse ce guide

Nous espérons que quiconque cherche à améliorer les processus de travail à distance et la culture de son entreprise pourra trouver ici de nouvelles idées. Pour les gestionnaires, nous avons rassemblé les meilleures pratiques pour créer une équipe hautement performante capable de transformer les défis de la collaboration distribuée en un avantage concurrentiel. Pour les équipes qui découvrent le travail à distance, nous avons également nos conseils et astuces les plus populaires pour s’adapter à la vie à distance.

Maintenant, commençons par les bases …

Qu’est-ce que le travail à distance?

«Travail à distance», «travail distribué», «télétravail» – qu’est-ce que tous ces mots ont en commun? Ils se réfèrent au travail effectué par des personnes qui ne se trouvent pas au même endroit physique. Parfois, cela signifie qu’ils sont répartis sur différents sites ou dans différents fuseaux horaires.

Cela peut également signifier qu’ils travaillent dans des bureaux différents de ceux de leurs collègues ou clients – ou qu’ils travaillent à domicile. Quelle que soit la façon dont vous le divisez, le travail à distance signifie généralement que les équipes doivent tirer parti des outils de communication tels que les messagers, la vidéoconférence, les téléphones, les outils de collaboration visuelle et les suiveurs de tâches pour faire avancer les choses.

Il existe plusieurs structures populaires pour les équipes distantes. Jetons un œil à chacun d’eux:

Équipes entièrement éloignées

Lorsqu’une entreprise ne dispose pas de bureaux centraux et que tout le monde travaille à domicile, sur la route ou à partir de coworking, vous disposez d’une équipe totalement distante. Bien que cette configuration puisse présenter des défis, elle présente également ses avantages. À savoir, être «distant d’abord» signifie que vous pouvez créer des processus et des technologies qui facilitent les besoins des employés distants dès le premier jour.

Hubs de bureaux distribués

Lorsqu’une entreprise décide d’implanter de petits bureaux dans différentes villes à partir de son siège social, ses effectifs deviennent «répartis». À mesure que le lieu de travail est divisé géographiquement, le leadership exécutif doit décider qui travaille dans chaque équipe localisée et définir son rôle par rapport au bureau central.

C’est là qu’intervient soigneusement la structure organisationnelle. Le but est de créer une relation symbiotique dans laquelle les équipes localisées et centralisées ressentent clairement les attentes concernant les rôles, les responsabilités et la direction du flux de communication. La direction peut définir les relations entre les différents bureaux.

Voici les trois configurations les plus courantes:

Bureau satellite: ce modèle est le plus facile à utiliser, car il existe une ligne de délégation unidirectionnelle du siège aux équipes distantes avec des projets spécifiques par équipes.

Leadership local: Cela nécessite un leadership local fort avec des équipes dépendantes des talents. Chaque équipe localisée possède un projet spécial, tandis que le siège social sert à superviser la vision holistique.

Partenariat: c’est le plus difficile à exécuter car il s’appuie sur des équipes matures, généralement au sein de la R&D. Des sous-équipes au siège et des équipes locales travaillent sur des projets qui se chevauchent.

Permettre des horaires flexibles

Il existe une troisième approche hybride où les employés ne sont pas entièrement distants ou ne travaillent pas à partir de concentrateurs distribués, mais ils ne sont pas tous au même endroit tout le temps.

Certaines entreprises permettent à leurs employés de travailler à domicile quelques jours par semaine, d’autres embauchent des personnes spécifiquement axées sur le travail à partir d’un seul bureau, ainsi que celles qui souhaitent travailler à distance et à long terme. Quoi qu’il en soit, ces équipes se retrouvent souvent à utiliser les mêmes outils de collaboration que les entreprises entièrement distantes, car au moins un coéquipier se trouve dans un endroit différent au moins une partie du temps.

Pourquoi le travail à distance est l’avenir de l’emploi ? 

Selon une enquête Deloitte réalisée en 2017 auprès de plus de 10 000 chefs d’entreprise et RH de 140 pays, l’organisation du futur est un «réseau d’équipes». Les équipes deviennent beaucoup plus dynamiques et le travail est plus réparti.

Outre une tendance générale à un travail d’équipe dispersé, de plus en plus d’employeurs reconnaissent les avantages d’étendre leur recrutement au-delà d’un seul endroit.

Voici quelques-unes des principales raisons pour lesquelles les entreprises recrutent à distance:

Réduire les coûts  

L’un des principaux avantages du travail à distance est la réduction des coûts. Selon le rapport PGi 2019, les organisations économisent en moyenne 10000 $ par an pour des économies immobilières par un employé à temps plein. Un grand nombre d’équipes éloignées ont généralement un site externe pour toute l’équipe une fois par an, mais le coût par personne est généralement beaucoup plus faible.

Embaucher les meilleurs talents

Où que vous vous trouviez, il peut être difficile d’embaucher les meilleurs talents. Si vous construisez une entreprise basée dans une zone animée, la concurrence pour les meilleurs professionnels pourrait être trop élevée. Ou si vous vivez dans une petite ville, il peut être difficile de persuader vos prospects de s’y installer et de changer leur mode de vie pour un nouvel emploi.

La constitution d’une équipe à distance vous donne donc beaucoup de flexibilité pour embaucher les meilleurs talents. De plus en plus, les gens attendent des politiques de travail à distance flexibles lorsqu’ils recherchent un nouvel emploi. Plus de 70% des employés déclarent que la capacité de travailler à distance sera extrêmement importante dans le choix de leur prochain emploi.

Rétention accrue des employés  

Si le travail à distance avait un indicateur de satisfaction, ce serait exorbitant, 91% pensent que le travail à distance leur convient parfaitement. Au fur et à mesure que la tendance s’est développée, les gens signalent généralement les avantages des horaires flexibles, de l’équilibre travail / vie privée et des améliorations de la productivité.

Le fait de pouvoir travailler à distance influence certainement la loyauté des gens envers leur employeur. On estime que les organisations qui soutiennent une culture «choisissez votre propre style de travail» peuvent augmenter les taux de rétention des employés de plus de 10%.

La diversité, moteur de meilleurs produits 

L’embauche des meilleurs talents de différentes villes, pays et origines peut également vous aider à créer une équipe diversifiée et vous donner un avantage concurrentiel.

Selon un rapport McKinsey sur plus de 300 sociétés ouvertes, les organisations qui se situent dans le quartile supérieur pour la diversité ethnique et raciale dans la gestion étaient 35% plus susceptibles d’avoir des rendements financiers supérieurs à leur moyenne de l’industrie, et celles du quartile supérieur pour la diversité des sexes étaient 15% plus susceptibles d’avoir des rendements supérieurs à la moyenne de l’industrie.

La durabilité du travail à distance 

La durabilité écologique est un autre avantage important à long terme du travail à distance. Selon les données de Global Workforce Analytics, si les personnes qui avaient des emplois compatibles avec le travail à distance travaillaient à distance la moitié du temps, cela entraînerait les économies suivantes: ·

• 20 millions de dollars de gaz·
• 54 millions de tonnes d’émissions de gaz à effet de serre (équivalent à retirer près de 10 millions de voitures de la route pendant un an)·
• 640 millions de barils de pétrole (d’une valeur de 64 milliards de dollars)·
• 119 milliards de miles de conduite sur autoroute·

Être conscient de l’impact de votre entreprise sur la planète est un grand accomplissement en soi, mais c’est aussi une stratégie qui peut vous aider à attirer plus de clients. Selon Nielsen, « 55% des consommateurs mondiaux en ligne dans 60 pays se disent prêts à payer plus pour les produits et services fournis par des entreprises qui s’engagent à avoir un impact social et environnemental positif. »

Comment la technologie permet aux entreprises de migrer vers le travail à distance 

Comme nous l’avons mentionné, le travail à distance ne peut pas être possible sans la technologie qui le permet. Des choses comme les forfaits Internet à large bande et le cloud computing permettent le travail à distance. Les équipes modernes utilisent généralement une combinaison de messagers, de messagerie électronique, de vidéoconférence, de documents cloud et de logiciels de gestion de projet.

Il existe également des milliers d’outils créés pour des équipes de spécialisations différentes: des applications qui permettent aux concepteurs UX de créer des wireframes, des outils de roadmapping pour les chefs de produit, des trackers spécialement créés pour les ingénieurs, et bien plus encore.

Mythes du travail à distance – démasqués!

Dans le passé, nous considérions le travail à distance comme un défi à relever. Mais s’il est bien fait, un environnement distant peut propulser votre équipe vers le succès. Il est vrai que certaines équipes n’arrivent jamais à prospérer dans cet environnement, et c’est ainsi que les mythes commencent.

Voici quelques mythes courants sur le travail à distance que vous avez peut-être entendus.

Mythe n ° 1: les travailleurs à distance sont seuls et mécontents

Il y a certains clichés qui peuvent vous venir à l’esprit lorsque vous pensez au travail à distance: un consultant dans une pièce sombre, ou un ingénieur qui ne quitte jamais la maison ou ne voit pas un autre être humain, sauf peut-être le livreur de pizza.

En réalité, la vie quotidienne d’un travailleur à distance se sent rarement isolée. Travailler à distance ne signifie pas seulement travailler à domicile et éviter toutes les interactions sociales. La popularité des équipes à distance a créé un marché pour les espaces de coworking, tandis que les bibliothèques, les cafés et les restaurants ont ajouté des bornes de recharge et des zones «tranquilles», idéales pour les travailleurs à distance qui souhaitent sortir de la maison. Cela signifie que beaucoup de gens ont accès à leurs communautés locales, établissent des connexions horizontales et établissent des liens avec d’autres travailleurs à distance dans leur région.

De plus, beaucoup de gens choisissent le travail à distance parce qu’ils croient que cela améliore leur qualité de vie et leur permet de se sentir comme un meilleur parent, ami ou partenaire. Selon FlexJobs, les quatre principales raisons pour lesquelles les gens recherchent un travail flexible sont l’équilibre travail-vie privée (75%), la famille (45%), le gain de temps (42%) et la réduction du stress au travail (41%). Les gens se sentent plus heureux et plus productifs lorsqu’ils contrôlent leur emploi du temps et leur vie.

Mythe n ° 2: la qualité de la communication diminue

Un autre mythe populaire souvent associé au travail à distance est qu’il conduit à une mauvaise communication. Certaines personnes pensent que pour réussir, les équipes ont besoin de beaucoup de temps ensemble et qu’elles ne peuvent pas se déplacer aussi rapidement dans un environnement distant.

Il est vrai que la gestion des fuseaux horaires peut être difficile et certains projets nécessitent vraiment une collaboration en face à face. De nombreuses entreprises distantes prospères envoient toujours leurs équipes vers un emplacement partagé pour lancer des projets hautement prioritaires et héberger des équipes hors site. Cependant, travailler à partir du même emplacement ou même du même fuseau horaire n’est pas du tout nécessaire.

Les outils contemporains comme les messagers, les trackers de tâches, la documentation cloud, la vidéoconférence, les logiciels de collaboration, etc. vous permettent de créer des hubs de collaboration qui gardent une trace de tous les projets et interactions de votre équipe.

De plus, nous avons vu que la différence de fuseau horaire encourage chaque coéquipier à être plus autonome et aussi intentionnel dans notre façon de communiquer. En fin de compte, les personnes qui maîtrisent ces deux compétences forment des équipes plus fortes et qui ont un avantage concurrentiel sur celles où les gens ont besoin de beaucoup de FaceTime pour prendre une décision.

Mythe n ° 3: les réunions à distance sont inefficaces 

Le mythe selon lequel les réunions en ligne sont inefficaces peut être remis en question en examinant deux grands avantages de l’hébergement de réunions à distance:

Plus de travail de préparation conduit à une plus grande efficacité. Les réunions à distance nécessitent souvent plus de planification à l’avance. Inviter les bonnes personnes, créer un programme et demander aux gens de faire leurs devoirs donne aux participants l’occasion d’être bien préparés et orientés vers l’action pendant la réunion.

Les réunions à distance créent un sentiment d’urgence. Vous ne voulez pas perdre de temps si votre coéquipier est à onze heures de route et vous appelle tard le soir ou tôt le matin, il est donc impératif de proposer un plan clair et une liste d’actions à entreprendre après chaque réunion.

Mythe n ° 4: la productivité diminue 

Certaines personnes considèrent ceux qui travaillent à domicile comme des « slackers » qui n’enlèvent jamais leur pyjama. Il est difficile de trouver des données sur les choix de mode des travailleurs à distance, mais nous savons certainement que 65% des personnes se sentent plus productives dans un environnement de «travail à distance».

Mythe n ° 5: la culture d’équipe est inexistante 

La culture d’une entreprise est constituée des valeurs, croyances, attitudes et comportements partagés par une équipe. C’est la façon dont les gens travaillent ensemble pour atteindre un objectif commun, et souvent c’est le cadre ou le guide qu’un employé utilise pour prendre des décisions de manière indépendante.

La culture d’équipe est définie, et non diminuée, grâce à une collaboration à distance. Il est vrai que la création d’une culture d’équipe à distance nécessite de repenser toutes les conventions utilisées par les équipes colocalisées, du recrutement et de l’intégration aux performances des employés et à l’avancement professionnel en passant par la collaboration et la gestion de projet. Cependant, si elle est bien communiquée, la culture d’équipe peut être très forte dans les équipes distantes. Les valeurs partagées permettent aux gens d’agir de manière indépendante, tout en ayant l’impression d’appartenir à un groupe plus grand, uni par le même objectif.

Voici quelques-unes des meilleures pratiques qui peuvent aider à créer une culture d’équipe à distance: ·

• Créez un espace pour définir vos objectifs et vos valeurs en équipe. Collaborez avec vos collègues pour définir votre mission, votre vision et vos valeurs fondamentales et les exposer dans un document partagé ou sur un tableau blanc virtuel, afin que chacun puisse le revisiter et s’assurer que ses objectifs personnels et ses OKR y sont alignés. Définissez des enregistrements trimestriels ou mensuels pour suivre les performances en fonction de ces valeurs. ·
• Faites le pas. Lorsqu’il s’agit d’un régime de travail flexible et sain, les gestionnaires peuvent donner l’exemple. Lorsque les dirigeants profitent du travail à distance et des options de travail flexibles, il est beaucoup plus facile pour leurs employés de suivre leurs traces.
• Soyez prévenant. Si c’est le matin ou le dîner, demandez si vous pouvez avoir une réunion à ce moment-là. Familiarisez-vous avec l’environnement de travail des membres de votre équipe distante: s’ils travaillent à partir d’un hub différent, réservez les meilleures salles de réunion possibles pour les personnes dans le bureau distant, connaissez les pistes du site / les trucs administratifs à apprendre, comprenez les heures d’ouverture du café , etc. ·
• Prenez le temps de bavarder. Prenez quelques instants au début de chaque réunion pour vous concentrer sur des choses personnelles, comme le match de baseball de votre enfant ou les prochaines vacances d’un membre de l’équipe. Parler de ce que vous avez fait au cours du week-end n’est pas un « truc moelleux ». En fait, c’est crucial pour établir des relations et renforcer la collaboration d’équipe.
• Recréez consciemment le meilleur de la culture d’entreprise. N’oubliez pas les petites choses. Organisez un happy hour virtuel ou un petit-déjeuner où des personnes du même domaine (par exemple, le développement de produits) peuvent discuter de leurs défis. Envoyez aux gens une carte pour leur anniversaire ou d’autres occasions spéciales. Commandez du café ou de la nourriture pour les employés distants qui sont en réunion pour les aider à se sentir inclus.

Si vous envisagez adopter le travail à distance pour votre entreprise mais vous sentez que vous avez besoin d’aide pour mettre en place les bonnes pratiques d’implantation et de gestion. L’équipe de KI-AI Conseils peut vous aider.

www.kiaiconseilsrh.com

De notre côté chez Hedhofis nous offrons de nombreuses solutions vous permettant d’offrir à vos employés des emplacements professionnels et adaptés au travail à distance et ce, à proximité de la maison.