Introduction

Cette Politique de confidentialité (la « Politique ») régit la manière dont Groupe Hedhofis inc., Espace Hedhofis Québec Inc., Espace Hedhofis BST 2 inc., Espace Hedhofis Ville Mont-Royal Inc., Espace Hedhofis Trois-Rivières Inc. et Espace Hedhofis Lévis Inc. (collectivement « nous », notre « groupe » ou « Hedhofis » ) collectent, traitent, utilisent et stockent les données personnelles vous concernant en tant qu’utilisateur ( « vous » ou « utilisateur » ) lors de toutes les interactions entre notre groupe et vous.

Nous sommes engagés à protéger la confidentialité et la sécurité des données personnelles que nous collectons, traitons et contrôlons. Cette Politique vous donne avis de nos pratiques relatives aux interactions que nous avons avec vous en ligne, au téléphone et lorsque vous visitez l’un de nos centres dotés d’un système de télévision en circuit fermé.

Merci de lire attentivement notre Politique et de consulter de temps à autre cette page pour vous tenir au courant d’éventuelles modifications.

Sites Web couverts par cette Politique et
Consentement

Cette Politique s’applique à tous nos sites Web et domaines, y compris tous les sites régionaux ou particuliers à certains pays (collectivement les « sites Web »). Par votre navigation sur nos sites Web et votre communication de données personnelles, vous consentez à ce que le traitement de ces données personnes soit régi par la présente Politique.

Les sites Web peuvent fournir des liens vers des sites Web externes pour améliorer votre expérience et vous informer. Si vous cliquez sur ces liens et accédez à des sites Web externes, vous quitterez les sites Web de notre groupe. Nous n’exerçons aucun contrôle sur ces autres sites ou sur leurs pratiques en matière de confidentialité, qui peuvent différer de nos propres pratiques. La présente Politique ne couvre pas les données personnelles que vous choisissez de fournir à de tierces parties. Nous ne surveillons ni ne contrôlons les données collectées par ces sites Web externes ou les pratiques en matière de confidentialité des tiers, et nous ne sommes responsables ni de leurs pratiques ni du contenu de leurs sites Web.

Types d’informations que nous collectons et utilisons

Dans cette Politique, on entend par « informations personnelles » ou « données personnelles » toute information concernant une « personne identifiable », soit une personne qui peut être identifiée, directement ou indirectement, y compris par référence à un identifiant ou à un ou plusieurs éléments propres à l’identité physique, physiologique, psychique, économique, culturelle ou sociale de cette personne, et qui est protégée par la loi dans la juridiction dans laquelle elle réside. Dans certaines juridictions, les « informations personnelles » ou « données personnelles » n’incluent pas les coordonnées professionnelles.

La présente Politique fait référence et s’applique à toutes les données ou informations personnelles collectées par notre groupe, que ce soit par le biais de formulaires, notre site Web ou autre, auprès de tout utilisateur (collaborateurs, candidats, internautes, clients, fournisseurs, etc.).

Le site Web collecte des informations par divers moyens et à des fins différentes, comme décrit ci-dessous. Si vous décidez de vous enregistrer sur l’un des sites Web afin de recevoir des mises à jour de notre part, de gérer votre compte ou d’utiliser notre portail en libre-service, nous vous demanderons de fournir vos coordonnées (nom, adresse, numéro de téléphone, adresse de courriel, identifiant de connexion et mot de passe). Nous utilisons ces informations en vertu de nos intérêts commerciaux légitimes, afin de vous fournir des services ou pour communiquer avec vous au sujet des services pour lesquels vous avez exprimé un intérêt sur notre site.

Les sites Web peuvent également recueillir automatiquement des données techniques sur votre visite (données de trafic et autres informations liées aux fichiers journaux et aux cookies, type de navigateur, fournisseur de services Internet, plateforme, adresse IP, page de renvoi ou de sortie, système d’exploitation, date et heure). Nous utilisons ces informations dans le but d’établir des rapports sur les sites Web et d’analyser les tendances d’utilisation. De plus, cela nous permet de détecter les problèmes liés à notre serveur, de gérer les sites, de suivre les déplacements des internautes, et d’utiliser et de recueillir des informations démographiques générales. Consultez la rubrique « Méthodes de collecte des témoins et d’autres indicateurs numériques » ci-dessous pour en savoir plus.

Vous pouvez également choisir de nous fournir des données démographiques (type d’entreprise, taille d’entreprise, adresse, etc.). Nous utilisons ces informations démographiques pour comprendre vos besoins et vos centres d’intérêt, ainsi que pour vous assurer une expérience plus personnalisée sur notre site. Ces informations sont utilisées par le groupe pour traiter vos commandes, vous permettre de participer à nos promotions (sous réserve de vos préférences de marketing exprimées préalablement) et vous fournir nos services.

Lorsque nous parlons avec vous par téléphone, vous pourriez nous fournir des données personnelles pendant l’appel et ces données pourraient être consignées dans des notes écrites. De tels appels pourraient être enregistrés aux fins de formation et de contrôle de la qualité. Vous serez informé au début de l’appel si celui-ci sera enregistré, vous donnant ainsi la chance de raccrocher si vous n’êtes pas à l’aise avec un tel enregistrement.

Si vous visitez l’un de nos centres dotés d’un système de télévision en circuit fermé, nous pourrions enregistrer des images de vous.

Ce que nous faisons avec l’information que nous collectons

La présente Politique a pour objet la protection de votre vie privée et des données personnelles que vous fournissez à Hedhofis qui font de vous une personne identifiable. Hedhofis s’engage à assurer cette protection en contrôlant l’utilisation de toutes les données ou informations personnelles que vous divulguez à Hedhofis.

Hedhofis s’engage à traiter les informations des employés, clients, utilisateurs, parties prenantes et autres parties intéressées avec le plus grand soin et la plus grande confidentialité.

Les données personnelles collectées sont utilisées pour mieux évaluer et répondre à vos besoins et vous offrir une expérience personnalisée basée sur une analyse éclairée, menée par nous et nos partenaires autorisés, de votre utilisation et de vos préférences. Seuls Hedhofis, son personnel et ses partenaires autorisés auront accès à ces informations.

Sur les sites Web, vous pouvez commander des produits et des services, demander des renseignements ou vous inscrire pour recevoir des informations de marketing ou générales. Pour vous permettre d’acheter nos produits et services, nous vous demanderons un certain nombre d’informations qui seront utilisées pour l’exécution de contrats. Vous devrez nous fournir vos coordonnées (nom, adresse de courriel et adresse d’expédition) et des informations financières (numéro de carte de crédit, adresse de facturation et date d’expiration). Les renseignements financiers que nous recueillons sont utilisés uniquement pour la facturation des produits et des services que vous achetez.

Si nous recueillions des informations concernant vos cartes bancaires, nous les utilisons uniquement afin de traiter les paiements et prévenir la fraude. Les informations concernant les cartes bancaires et d’autres données personnelles confidentielles similaires ne peuvent être utilisées à d’autres fins par le groupe sans votre consentement explicite. Une fois la transaction effectuée, nous ne conservons pas vos informations de carte bancaire, à moins que vous nous y autorisiez pour vos prochains achats.

Nous pouvons également utiliser vos coordonnées pour vous envoyer des informations sur d’autres produits et services du groupe, y compris les salles de réunion, les bureaux, les bureaux virtuels, les bureaux de secours, les espaces de coworking et les abonnements, sous réserve d’avoir obtenu votre consentement conformément aux lois applicables. Si vous ne souhaitez pas recevoir ces informations promotionnelles de manière continue, vous pouvez nous demander de mettre à jour vos préférences (voir la rubrique « Vos préférences et vos options de retrait » ci-dessous).

Communications électroniques

Une fois que vous serez inscrit, nous vous enverrons un courriel de bienvenue pour vérifier votre identifiant et votre mot de passe. Nous répondrons également à vos questions, vous procurerons les services que vous avez demandés et gérerons votre compte. Nous communiquerons avec vous par courriel ou par téléphone et déploierons tous les efforts requis pour respecter vos préférences.

Conformément aux préférences de marketing que vous nous fournissez, nous vous enverrons également des informations sur nos nouveaux produits, services, offres spéciales ou promotions ainsi que des informations générales. Si vous ne souhaitez pas recevoir ces communications, vous pouvez vous désabonner de futurs messages (consultez la rubrique « Vos préférences et vos options de retrait » ci-dessous).

Si vous souhaitez vous abonner à notre infolettre, nous utiliserons votre nom et adresse électronique pour vous les envoyer. Vous pouvez vous abonner à notre infolettre à partir de notre page d’inscription. Vous pouvez vous désabonner en tout temps (consultez la rubrique « Vos préférences et vos options de retrait » ci-dessous). Si besoin est, nous vous enverrons des informations non promotionnelles, liées à nos services. Si vous ne souhaitez pas les recevoir, vous pouvez désactiver votre compte sur le site Web.

Veuillez noter que nous ne fournissons pas votre adresse de courriel à nos partenaires commerciaux. Cependant, nous pouvons vous envoyer des offres au nom de ces partenaires (consultez la rubrique « Types d’informations que nous collectons et utilisons » ci-dessus pour en savoir plus). Vous pouvez refuser de recevoir ces offres par courrier électronique comme indiqué ci-dessous.

Responsable de la protection des données personnelles

Hedhofis agira en tant que contrôleur de toutes les données personnelles collectées sur le site Web de Hedhofis. En tant que responsable du traitement de vos données personnelles, Hedhofis a nommé un Responsable de la protection des données personnelles ( « RPRP » ) qui sera en charge de l’application de la présente Politique et de la conformité permanente de Hedhofis à la Politique. Le RPRP peut être contacté à tout moment par les utilisateurs par courriel à info@hedhofis.com.

Partage des informations et transferts transfrontaliers

Les données collectées par Hedhofis ne peuvent être consultées ou divulguées qu’au personnel de Hedhofis et aux tiers autorisés par Hedhofis, tels que ses fournisseurs ou ses prestataires de services, selon les besoins dans le cadre de ses activités.

Nous utilisons des fournisseurs et prestataires de service externes pour fournir certains de nos produits, services et solutions client. Nous pourrions communiquer vos données à ces tiers dans le but de vous fournir certains produits, services et solutions à votre demande. De plus, nous pourrions communiquer vos données personnelles avec d’autres membres de notre groupe aux fins de consolidation et de stockage de données, de gestion simplifiée des renseignements de la clientèle, de création de rapports et d’autres utilisations à l’interne, ce qui pourrait inclure le transfert transfrontalier de données.

Hedhofis s’assurera que tout le personnel et les partenaires autorisés sont conscients de la nature personnelle des informations fournies et que des obligations de confidentialité en lien avec la vie privée non moins strictes que celles prévues dans la présente Politique sont appliquées au traitement de vos données personnelles, le cas échéant.

Vos données personnelles sont généralement hébergées au Canada et/ou aux États-Unis. Dans le cas où Hedhofis utilise les services d’un fournisseur tiers pour héberger et stocker les données personnelles qu’elle recueille, ce fournisseur tiers peut être situé dans un autre pays. Ainsi, vous consentez au transfert d’informations vers des pays à l’extérieur du Canada, où les règles de protection des données peuvent être différentes de celles de votre pays de résidence, et Hedhofis tiendra les entreprises à l’extérieur du Canada responsables en vertu de la loi canadienne de toute donnée personnelle qui pourrait être leur a été transféré.

En vertu des lois applicables, nous pouvons être tenus de partager des informations avec un tiers. Par exemple, nous pouvons être tenus de dévoiler des renseignements à la suite d’une ordonnance du tribunal, d’une citation à comparaître ou d’un mandat. De plus, sous réserve des lois applicables, nous pouvons fournir volontairement des renseignements afin d’assister les forces de l’ordre dans une investigation ou lorsque la divulgation est nécessaire à la protection de nos systèmes, de notre entreprise ou des droits d’autrui.

Nous partagerons vos données personnelles uniquement des manières décrites ci-dessous et en conformité aux lois de protection des données applicables.

Droits des utilisateurs

En tant que responsable du traitement de vos données personnelles, Hedhofis doit se conformer à toutes les lois et réglementations applicables en matière de protection des données personnelles, y compris la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (« LPRPDE ») et la Loi modernisant des dispositions législatives en matière de protection des renseignements personnels (« Loi 25 »), qui visent à vous assurer un meilleur contrôle sur l’utilisation de vos données. Ces lois vous confèrent un droit d’information, d’accès, de rectification, d’effacement et de portabilité de vos données ainsi que le droit de vous opposer à l’utilisation de vos données, le tout conformément auxdites lois.

Conformément à la loi et aux règlements précités, vous pouvez exercer ces droits à votre convenance. Hedhofis respectera à tout moment tous les droits accordés à ses utilisateurs par la loi applicable.

Vous pouvez exercer ces droits en écrivant à notre RPRP à info@hedhofis.com. Vous serez alors contacté dans un délai raisonnable afin de vérifier votre identité avant que votre demande ne soit traitée.

Lorsque des communications sont envoyées à des utilisateurs sur la base de leur demande ou de leur consentement, la possibilité pour l’utilisateur de révoquer son consentement ou de se désinscrire est disponible et peut être exercée à tout moment par l’utilisateur, et Hedhofis doit assurer la réflexion de cette révocation en temps opportun. Pour toute aide à cet égard, la personne peut contacter le RPRP à info@hedhofis.com.

Obligations et engagements de Hedhofis

Notre groupe s’engage à fournir tous les efforts nécessaires pour exécuter ses obligations en matière de protection des données personnelles de tous les utilisateurs conformément aux normes les plus élevées en matière de protection des données personnelles. Toutes les données personnelles partagées par tout utilisateur seront traitées par Hedhofis et ne pourront être utilisées que par Hedhofis et ses partenaires autorisés.

Notre groupe s’engage à respecter toutes les législations et réglementations applicables en matière de protection des informations personnelles dans la collecte et le traitement de vos données personnelles, y compris la LPRPDE et la Loi 25, qui exigent notamment :

1. Qu’un RPRP soit désigné en vue d’assurer la conformité de l’organisation avec la législation pertinente en matière de vie privée;

2. Qu’en cas d’incident de confidentialité impliquant des données à caractère personnel (« Incident »), des mesures raisonnables soient prises pour diminuer le risque de préjudice pour les utilisateurs concernés et pour empêcher qu’un tel incident ne se reproduise;

3. Qu’un registre des Incidents (« Registre ») soit tenu, dont une copie peut être demandée, et doit être fournie sur demande, par la Commission d’accès à l’information (« Commission ») ;

4. Que la Commission et les utilisateurs concernés soient avisés sans délai en cas d’incident présentant un risque grave de préjudice ;

5. Que tout fournisseur ou tiers auquel vos données personnelles sont divulguées soit conscient que ces données sont personnelles et respecte les obligations de confidentialité prévues ci-dessous et par la LPRPDE et la Loi 25 ;

6. Qu’une évaluation des facteurs reliés à la vie privée (« ÉFVP ») soit effectuée avant de divulguer des données personnelles sans le consentement des utilisateurs concernés pour des raisons d’étude, de recherche ou de statistique ;

7. Qu’une politique de confidentialité soit rendue publique aux utilisateurs et que ces utilisateurs puissent donner ou retenir leur consentement en ce qui concerne la collecte, le traitement, la divulgation et l’utilisation des données personnelles ;

8. Qu’une ÉFVP soit effectuée lorsque la Loi 25 l’exige, y compris, sans s’y limiter, avant que des données personnelles ne soient divulguées ou communiquées à l’extérieur du Québec ;

9. Que les données personnelles soient détruites ou rendues anonymes lorsque la finalité de leur collecte a été atteinte;

10. Que toute demande de portabilité des données personnelles par l’utilisateur soit traitée et exécutée promptement; et

11. Que les données personnelles soient traitées de manière à garantir une sécurité appropriée des données personnelles, y compris une protection contre le traitement non autorisé ou illégal et contre la perte, la destruction ou les dommages accidentels, en utilisant des mesures techniques ou organisationnelles appropriées.

Droits des utilisateurs résidant à l’extérieur du Québec ou du Canada

Dans certaines régions à l’extérieur du Québec ou du Canada, notamment au Royaume-Uni et dans l’Espace économique européen, et dans certaines circonstances, les droits suivants peuvent également s’appliquer à vos données : droit d’accès, droit de rectification, droit d’effacement, droit de limitation du traitement, droit de portabilité et droit d’objection. Ces droits peuvent être limités si, par exemple, la réponse à votre demande divulgue les données personnelles d’autrui ou porte atteinte à la vie privée d’autrui, ou si vous nous demandez de supprimer des renseignements que la loi nous oblige à conserver ou que nous devons garder par intérêt légitime. Pour exercer l’un de ces droits, écrivez à l’adresse info@hedhofis.com. Si vous avez des questions non résolues qui vous inquiètent, vous avez le droit de porter plainte auprès de l’autorité en matière de protection des données du lieu où vous résidez ou travaillez, ou du territoire de compétence où vous pensez qu’une violation a été commise.

Méthodes de collecte des témoins et d’autres indicateurs numériques

Nous recueillons automatiquement des informations en utilisant des témoins et d’autres indicateurs numériques. Les témoins et les indicateurs numériques sont des petits fichiers informatiques qui peuvent être stockés sur le disque dur de votre ordinateur ou intégrés à nos pages Web et qui nous permettent de vous identifier et de suivre votre visite sur le site. Par exemple, nous consignons systématiquement les données par programmation, et nous pouvons référencer certaines informations. Nous pouvons utiliser des services tiers pour recueillir et traiter les informations personnelles à l’aide des témoins et d’autres indicateurs numériques en notre nom. Vous pouvez désactiver les témoins en modifiant vos paramètres de préférences ou d’options dans votre navigateur. Si vous choisissez de désactiver les témoins, il est possible que vous ne puissiez pas accéder à certaines sections du site Web.

Protection de la vie privée des enfants
Nous nous engageons à protéger la vie privée des enfants et encourageons les parents et les tuteurs à jouer un rôle actif dans les activités en ligne de leurs enfants, et à veiller sur les intérêts de ces derniers. Nous ne collectons pas intentionnellement d’informations auprès d’enfants de moins de 13 ans et ne ciblons pas les enfants de moins de 13 ans sur nos sites Web.

Vos préférences et vos options de retrait

Nous vous offrons le choix de recevoir ou non une variété de renseignements pour compléter notre offre de produits et de services. Vous pouvez vous inscrire pour recevoir des renseignements spécifiques concernant certains produits et services ainsi que des communications publicitaires sur l’ensemble de notre groupe. De telles communications peuvent comprendre des renseignements relatifs aux nouveaux produits, des offres spéciales ou des invitations à participer à des études de marché. Si vous souhaitez vous désabonner de notre infolettre ou de nos communications promotionnelles, vous pouvez choisir de ne plus les recevoir en suivant les instructions figurant dans chaque infolettre ou communication promotionnelle, ou en envoyant un courriel au RPRP à l’adresse info@hedhofis.com.

Vous pouvez retirer en tout temps votre consentement, dans les limites légales, et exercer vos droits en vertu de la loi applicable en envoyant un courriel au RPRP à l’adresse info@hedhofis.com.

Protection de vos données

Nous ne pouvons fournir de garantie absolue quant à la sécurité de nos serveurs ni assurer avec certitude que les informations que vous nous fournissez par l’entremise du site Web ne seront pas interceptées lors de leur transmission sur Internet. Nous mettons en œuvre des normes techniques amplement acceptées dans notre secteur d’activité afin de protéger les données personnelles qui nous sont envoyées par nos clients, autant durant la transmission que lorsque nous les recevons et stockons. Ainsi, nous utilisons le protocole SSL pour chiffrer les données d’ordre financier (notamment celles de votre carte bancaire) que vous entrez dans nos formulaires d’enregistrement ou de commande. Nous traitons vos données personnelles aux fins de marketing et avec votre consentement tant que vous ne nous demandez pas d’en arrêter le traitement. Ce dernier se poursuit pendant encore une courte période après votre demande afin de nous permettre d’y répondre. Nous gardons également une trace de votre demande concernant l’arrêt des communications marketing direct ou du traitement de vos données pour une durée indéterminée, afin que nous puissions continuer à la respecter à l’avenir. Lors du traitement d’informations personnelles dans l’exécution d’un contrat ou service, ou pour un concours, nous conservons ces informations pendant six ans (à l’exception des informations financières que nous conservons pendant dix ans) à compter du jour de vos derniers échanges avec nous. Nous conservons les enregistrements de vos appels et ceux du système de télévision en circuit fermé pour une relativement courte période de temps, en conformité avec nos procédures mises en œuvre occasionnellement.

Transitions commerciales

Si nous faisons l’objet d’une opération de transfert de propriété, par exemple une fusion ou une acquisition par une autre entreprise, ou une vente de nos actifs en tout ou en partie, vos informations personnelles feront vraisemblablement partie des actifs transférés.

Conditions générales d’utilisation

Vos visites à nos sites Web et les litiges concernant la confidentialité de vos informations sont régis par cette Politique et par nos Conditions générales (https://www.hedhofis.com/conditions-dutilisation/), y compris, mais sans s’y limiter, les exclusions de garantie, les limitations de responsabilité et l’arbitrage des conflits. Si vous avez des questions concernant notre utilisation de vos données personnelles, veuillez envoyer un courriel à l’adresse info@hedhofis.com.

Droit de modification

Hedhofis se réserve le droit de modifier la présente Politique pour toute raison qu’elle juge nécessaire, y compris, mais sans s’y limiter, pour se conformer à tout changement ou modification de la législation applicable. En cas de modification de la présente Politique, la version mise à jour de la Politique sera publiée et mise à disposition sans délai.