Bienvenue chez Hedhofis!
> Équipe
> Sondage
> Urgence

L’application Archie
> Informations pratiques
> Facturation
> Questions et problèmes

Les espaces
> Espaces communs
> Cuisine
> Chauffage, ventilation et climatisation
> Vélos
> Accès
> Invités
> Internet
> Nettoyage des bureaux

Les règles de vie
> Cohabitation
> Réservation
> Collaboration
> Animal de compagnie

Merci d’avoir choisi Hedhofis!

Dans ce guide, vous trouverez toutes les informations nécessaires sur votre nouvel environnement de travail. Nous avons préparé ce document pour vous accompagner dès le début de votre expérience dans nos espaces. N’hésitez pas à communiquer avec nous pour obtenir de plus amples renseignements et connaître toutes les options possibles.

L’équipe Hedhofis, c’est la vôtre. En tout temps, nous sommes à votre disposition. Peu importe la nature de votre besoin, nous vous accompagnerons. Notre objectif? Rendre votre expérience Hedhofis des plus agréable!

Quelques semaines après votre arrivée, nous vous enverrons un sondage par courriel. Vous pourrez ainsi nous faire part de vos commentaires sur votre nouvel environnement de travail et nous soumettre vos questions. Cela dit, n’hésitez pas à communiquer avec nous en tout temps. Nous sommes là pour vous soutenir au quotidien.

Pour toute urgence, composez immédiatement le 911. Si une alarme se déclenche, vous devez évacuer le bâtiment. Regroupez les membres de votre équipe au même endroit et faites un décompte. Nous vous rappelons qu’il est interdit de fumer à l’extérieur du bâtiment durant l’évacuation. Demeurez à l’extérieur jusqu’à ce que vous obteniez la permission de réintégrer votre espace de travail.

Trousse de premiers soins. Chaque entreprise locataire est responsable de procurer une trousse de premiers soins à ses employés. Une trousse de premiers soins est également disponible dans chacune des cuisines Hedhofis.

À votre arrivée chez Hedhofis, vous recevrez un courriel pour accéder à l’application Archie et configurer votre profil. Cette application vous donne accès à toutes les informations importantes concernant votre espace de travail. Si vous n’avez pas reçu le message, communiquez avec nous.

Pour accéder à l’application, cliquez ici.

À gauche de l’écran de l’application Archie, il y a tous les renseignements dont vous avez besoin pour effectuer les opérations suivantes :

• Obtenir le mot de passe du réseau sans fil;
• Réserver une salle de réunion;
• Répondre à une invitation pour un événement de la communauté Hedhofis;
• Faire une commande au magasin;
• Acheminer un ticket au centre d’aide;
• Recevoir de l’information sur les services et les rabais aux membres.

L’application Archie vous permet de gérer en ligne l’ensemble des éléments de votre compte : historique des factures, modalités de paiement, paiements échus et futurs, crédits, etc. Dans cette section, vous trouverez également une copie de votre dépôt de garantie.

Pour accéder aux conditions de votre contrat avec Hedhofis, cliquez ici.

Si vous voulez poser une question à l’équipe Hedhofis ou lui signaler un problème, vous devez créer un ticket en vous rendant dans l’application Archie, puis en sélectionnant le centre d’aide. De cette manière, nous serons informés de votre demande et nous pourrons la traiter rapidement.

Hedhofis met à votre disposition des espaces communs pour tisser des liens avec les autres locataires, organiser des rencontres sur le pouce ou, tout simplement, faire une pause.

Chaque cuisine possède un réfrigérateur que vous pouvez utiliser selon vos besoins. Notez que les aliments ainsi que les repas se trouvant dans le réfrigérateur seront jetés le vendredi, en fin de journée. Des machines à café, des fontaines à eau et des fours à micro-ondes sont également disponibles.

Vaisselle personnelle. Vous devez vous occuper de nettoyer la vaisselle qui provient de votre domicile ou de votre entreprise. Si vous laissez votre vaisselle (plats, tasses, ustensiles, etc.) dans la cuisine durant la journée, assurez-vous de la récupérer avant de quitter les lieux.

Notre système CVC (chauffage, ventilation, climatisation) est réglé de façon à maintenir une température agréable dans les espaces de travail durant la journée. En dehors des heures de travail, nous préconisons les économies d’énergie. Par ailleurs, les conditions météorologiques peuvent nécessiter un ajustement de la température intérieure. Communiquez avec nous, si nécessaire.

Certains espaces Hedhofis disposent de supports ou d’un hangar à vélos. Pour en savoir plus à ce sujet, faites-nous signe.

En tant que membre, vous pouvez accéder à tous les espaces Hedhofis avec votre carte. Cependant, chaque espace de travail est muni d’un système de gestion d’accès distinct. Veillez donc à toujours avoir votre carte sur vous. Si vous devez aller dans un autre espace Hedhofis et utiliser ses ascenseurs, assurez-vous d’avoir les accès nécessaires.
Tous les membres de votre équipe peuvent accéder à nos espaces s’ils possèdent une carte en ce sens. Si une personne quitte votre équipe, il est important de nous remettre sa carte. Nous pourrons ainsi supprimer ses accès.

Heures d’ouverture. Nos espaces sont ouverts 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7. Cependant, une clé ou une puce additionnelle est exigée pour accéder à la plupart des bâtiments en dehors des heures de bureau. Celle-ci est disponible au coût de 25 $. Veuillez communiquer avec nous pour connaître la procédure et obtenir les accès nécessaires.
Carte d’accès perdue. Des frais de 25 $ seront appliqués à votre compte pour remplacer une carte d’accès perdue.

Comme membre Hedhofis, vous pouvez recevoir des invités dans vos bureaux. Cela dit, vous êtes responsable de ces personnes. C’est pourquoi elles doivent être accompagnées en tout temps.

Un accès Internet est disponible pour tous les membres Hedhofis. Le mot de passe du réseau sans fil est accessible par l’application Archie.
Réseau personnel. Vous n’êtes pas autorisé à installer ni à utiliser votre propre routeur sans avoir préalablement consulté l’équipe Hedhofis. Si vous avez besoin d’équipements particuliers ou de prises spéciales, communiquez avec nous. Des frais pourraient s’appliquer.

Réseau : Hedhofis-wifi
Mot de passe : Hedhofis&co

Notre équipe d’entretien s’occupe d’épousseter les surfaces, de passer l’aspirateur et de vider les poubelles dans l’ensemble des espaces, y compris à l’intérieur des bureaux. Pour que l’équipe d’entretien mette les boîtes et les emballages à la récupération, vous devez les défaire.

Comme les bureaux Hedhofis sont des espaces partagés, vous devez respecter quelques règles simples pour que la cohabitation de l’ensemble des membres se déroule au mieux.

Chez Hedhofis, vous avez accès à des bureaux privés, à des aires ouvertes, à des cabines téléphoniques, à des salles de réunion, à des salons ainsi qu’à une cuisine. Lorsque vous quittez une pièce, assurez-vous de laisser les lieux propres et en bon état pour le prochain utilisateur (effacez les tableaux, replacez les chaises, ramassez la vaisselle, jetez les déchets, etc.). Veillez également à choisir le bon endroit pour vos conversations ou vos appels téléphoniques afin de respecter votre entourage. Portez une attention particulière au volume de vos appareils (ordinateur, téléphone intelligent, etc.).

Assurez-vous de respecter les temps de réservation des salles afin d’éviter qu’un autre membre Hedhofis ne puisse y accéder comme prévu. Lorsque les cabines téléphoniques sont disponibles, elles peuvent être utilisées pour des rencontres virtuelles ou des appels téléphoniques. Cela vous évitera de monopoliser inutilement une salle de conférence.

Avec son environnement dynamique qui stimule la créativité, la productivité, les rencontres et le réseautage, Hedhofis se révèle bien plus qu’un espace de travail. Nous encourageons la collaboration et le partage d’expériences et de connaissances au sein de la communauté. N’hésitez donc pas à discuter avec les autres membres!

Vous souhaitez amener votre animal de compagnie au bureau? Pas de problème! Avant, assurez-vous qu’il est autorisé dans le bâtiment où vous travaillez. Consultez aussi les autres membres Hedhofis pour vérifier si la présence d’un animal les dérange. Gardez votre compagnon en laisse dans les espaces communs en tout temps. Il ne doit pas abîmer les meubles ni grimper sur ces derniers. De plus, vous devez nettoyer les lieux après son passage.

Nous sommes heureux que vous ayez choisi de vous installer dans l’un des espaces Hedhofis.

Si vous avez la moindre question, n’hésitez pas à communiquer avec nous. Nous veillerons à satisfaire vos attentes le plus rapidement possible.